Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen im Überblick:
1. Wie kann ich Arbeit im Homeoffice rechtlich umsetzen? Kann ich Home Office einseitig anordnen oder antreten?
Nach wie vor gilt: Home Office muss grundsätzlich immer zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden. Der Arbeitgeber kann Home Office aber dann einseitig anordnen, wenn es bereits eine entsprechende Vereinbarung im Dienstvertrag gibt. Oft nehmen Mitarbeiter die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten, aber ohnehin sehr positiv wahr.
In praktischer Hinsicht bietet sich die Umsetzung von Home Office in Form einer allgemeinen Richtlinie an, die mit einer ausdrücklichen Klausel im Dienstvertrag (oder einem entsprechenden Zusatz zum Dienstvertrag) verbunden wird, um so die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters einzuholen und zu dokumentieren.
Nach der angekündigten neuen Regelung soll die Vereinbarung jedenfalls schriftlich geschlossen werden und sowohl vom Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber aus wichtigem Grund unter Einhaltung einer Frist von einem Monat widerrufen werden können. Noch unklar ist, ob diese Widerrufsmöglichkeit generell für alle Vereinbarungen über Home Office gelten soll (und damit insbesondere auch unabhängig von dem Umstand, ob die Arbeit zur Gänze oder nur zum Teil von zuhause aus geleistet wird und eventuell auch unabhängig davon, ob eine entsprechende Vereinbarung bereits vor Inkrafttreten der neuen gesetzlichen Regelungen bestand).
2. Was sind die wichtigsten Punkte, die im Rahmen einer solchen Vereinbarung abgedeckt werden sollten?
Eine Vereinbarung rund um Home Office sollte insbesondere folgende Regelungen umfassen:
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Arbeitnehmerschutzvorschriften,
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Kostentragung,
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Arbeitszeit,
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Festlegung eines konkreten Orts (soll es den Mitarbeitern zB nur möglich sein, von zuhause aus zu arbeiten, oder kommt grundsätzlich jeder andere, vom Dienstnehmer frei zu wählende außerbetriebliche Ort in Frage?),
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Bereitstellung von Arbeitsmitteln,
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Datenschutz und Geheimhaltung,
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Haftung für Schäden,
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Beendigungsmöglichkeit und
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Regelungen zur Sicherstellung der Erreichbarkeit (per E-Mail und/oder Telefon).
3. Gibt es Steuervorteile im Zusammenhang mit Home Office?
Ja. Die Neuregelung bringt hier eindeutig einen Vorteil: Zunächst wurde klargestellt, dass es kein steuerpflichtiger Sachbezug ist, wenn der Arbeitgeber digitale Arbeitsmittel (zB Laptop) zur Verfügung stellt. Darüber hinaus sind Zahlungen des Arbeitgebers zur Abgeltung von Mehrkosten im Home office bis zu EUR 300 pro Jahr (EUR 3 pro Tag für maximal 100 Tage) steuerfrei. Und die Mitarbeiter können im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung zusätzlich bis zu EUR 300 pro Jahr als Werbungskosten für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar (zB eigener Bürosessel) absetzen. Die Regelung gilt vorerst befristet bis 2023 und soll 2022 evaluiert werden.
Kosten für ein eigenes Arbeitszimmer können steuerlich weiterhin nur unter bestimmten, sehr eingeschränkten Möglichkeiten steuerlich geltend gemacht werden.
4. Gibt es spezielle Arbeitnehmerschutzvorschriften für die Arbeit im Home Office?
Die auf die Arbeitsstätte bezogenen Regelungen des Arbeitnehmerschutzgesetzes kommen bei Arbeit im Home Office grundsätzlich nicht zur Anwendung. Einzig die Regelungen über die Bildschirmarbeit (§§ 67f ASchG) sind auch bei einer Tätigkeit im Home Office zu beachten. Sinnvollerweise trägt der Arbeitgeber für die Ausstattung des Arbeitsplatzes nur dann Verantwortung, wenn diese auch in seinem Einflussbereich liegt. Stellt der Arbeitgeber die Büromöbel sowie Arbeitsmittel zur Verfügung, so trägt er daher auch die Verantwortung dafür. Er hat in diesem – in der Praxis aber eher seltenen – Fall dafür Sorge zu tragen, dass die Büromöbel den ergonomischen Anforderungen und dem Stand der Technik entsprechen. Wird die Ausstattung hingegen vom Arbeitnehmer selbst bereitgestellt, so besteht diese Verpflichtung des Arbeitgebers nicht.
Empfehlenswert ist jedenfalls auch eine umfassende Information und Unterweisung der Mitarbeiter über Arbeitsschutzmaßnahmen. Die Regierung kündigte an, dass hier durch eine Musterevaluierung für den Arbeitsplatz und einen entsprechenden Leitfaden auch noch gezielte Informationsangebote zur Verfügung gestellt werden sollen.
5. Sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten?
Home Office ist grundsätzlich direkt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vereinbaren. Rahmenbedingungen für das Arbeiten im Home Office können (schon jetzt) in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Anknüpfungspunkte bieten dazu aktuell insbesondere Regelungen zur Benützung von Betriebsmitteln (§ 97 Abs 1 Z 6 ArbVG), Maßnahmen zur Unfallverhütung und zum Gesundheitsschutz (§ 97 Abs 1 Z 8 ArbVG) sowie Maßnahmen zur menschengerechten Arbeitsgestaltung (§ 97 Abs 1 Z 9 ArbVG).
Darüber hinaus ist nun geplant, im Arbeitsverfassungsgesetz einen selbständigen Tatbestand zum Abschluss einer freiwilligen Betriebsvereinbarung zu schaffen.
6. Dürfen der Arbeitgeber oder das Arbeitsinspektorat das Home Office besichtigen?
Nein. Der Arbeitgeber hat auch bei Home office kein Recht, die Wohnung eines Mitarbeiters zu betreten oder zu besichtigen. Möglich wäre aber, mit dem Arbeitnehmer eine individuelle Vereinbarung zu treffen, die dem Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht zur Besichtigung einräumt. In der Praxis sind solche Klauseln jedoch eher unüblich. Im Zuge der Ankündigung des neuen Gesetzes wurde klargestellt, dass auch die Arbeitsinspektorate weiterhin keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen erhalten sollen
7. Können Mitarbeiter einen Aufwandersatz verlangen, wenn sie im Home Office arbeiten (zB für Strom, IT-Ausstattung)? Können sie zusätzliche Ansprüche für Büromöbel geltend machen?
Ja. Klargestellt wurde zunächst, dass sogenannte "digitale" Arbeitsmittel (gemeint sind zB Laptops oder Mobiltelefone) samt der dazugehörenden Datenverbindungen jedenfalls vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden müssen. Ist dies nicht der Fall, so hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die entsprechenden Kosten zu ersetzen.
Es empfiehlt sich jedenfalls, eine ausdrückliche vertragliche Regelung zu treffen. Ein Aufwandersatz kann grundsätzlich vereinbart werden als
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pauschale Abgeltung, oder
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als Zahlung im Einzelfall, also nach Vorlage ordnungsgemäßer Belege.
Ob die pauschale Abgeltung – wie bisher – auch weiterhin in einer kollektivvertraglichen Überzahlung enthalten sein kann (Stichwort "All in"), ist noch offen.
8. Was gilt in Hinblick auf den Unfallversicherungsschutz im Home Office?
Auch für Arbeit im Home Office soll weiterhin ein umfassender gesetzlicher Unfallversicherungsschutz bestehen.
Wie die angekündigten neuen Regeln konkret umgesetzt werden, bleibt abzuwarten, wobei insbesondere die Auswirkung auf bereits bestehende (und unter Umständen abweichende) Vereinbarungen spannend ist.