Gesellschaftsrecht

Welche Auswirkungen hat die aktuelle Situation auf geplante Hauptversammlungen? Können Generalversammlungen abgehalten werden? Und kommt es zu Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen?

Übersicht

Fragen und Antworten:

Wann sollen wir heuer unsere ordentliche Hauptversammlung abhalten?

Nach dem Aktiengesetz hat der Vorstand jährlich eine Hauptversammlung einzuberufen, die in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahrs stattzufinden hat (ordentliche Hauptversammlung). Das "Programm" der ordentlichen Hauptversammlung umfasst unter anderem die Behandlung des (vom Aufsichtsrat bereits festgestellten) Jahres- und Konzernabschlusses oder die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns. Entspricht das Geschäftsjahr einer Aktiengesellschaft dem Kalenderjahr, so hat die ordentliche Hauptversammlung nach dem Aktiengesetz bis spätestens Ende August stattzufinden.

Bereits im Rahmen des 2. Covid-19 Gesetzes wurde die Frist für die Abhaltung der ordentlichen Hauptversammlung allerdings vorübergehend um vier Monate auf zwölf Monate verlängert. Die ordentliche Hauptversammlung muss dementsprechend innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Aktiengesellschaft stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so können ordentliche Hauptversammlungen bis Ende Dezember abgehalten werden.

Für Aktiengesellschaften, deren Geschäftsjahr am 30.4.2020 oder später endet, ändert sich durch die Gesetzesänderung durch das 2. Covid-19 Gesetz nichts: Für diese bleibt es bei der Frist von acht Monaten, weil die Bestimmung über die Verlängerung der Frist von acht auf zwölf Monate mit Ablauf des 31.12.2020 wieder außer Kraft tritt.

Auch Europäische Aktiengesellschaften (SEs) können ihre Hauptversammlungen später abhalten, nämlich statt innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres innerhalb der ersten 12 Monate. Am 28.5.2020 ist eine entsprechende Verordnung der Europäischen Kommission in Kraft getreten.

​Bis wann müssen die Rechnungsunterlagen für die ordentliche Hauptversammlung vorliegen?

Unternehmens- und aktienrechtlich hat der Vorstand einer Aktiengesellschaft die Rechnungslegungsunterlagen in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen und dem Aufsichtsrat vorzulegen, der diese Unterlagen innerhalb von zwei Monaten nach Vorlage zu prüfen, sich gegenüber dem Vorstand darüber zu erklären und einen Bericht an die Hauptversammlung zu erstatten hat.

Im Rahmen des 4. Covid-19 Gesetzes wurde nun abweichend davon festgelegt, dass die dem Vorstand eingeräumte Fünfmonatsfrist um höchstens vier Monate überschritten werden darf, wenn es dem Vorstand infolge der Covid-19 Pandemie nicht möglich ist, die Rechnungslegungsunterlagen in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahrs aufzustellen und dem Aufsichtsrat vorzulegen. Nicht ausdrücklich festgelegt ist, ob und inwieweit der Vorstand im Einzelfall wem gegenüber darzulegen hat, welche konkreten, durch Covid-19 bedingten Umstände dazu führten, dass die Fünfmonatsfrist nicht eingehalten werden konnte.

Diese Bestimmung ist auf Rechnungslegungsunterlagen anzuwenden, bei denen die Aufstellungsfrist am 16.3.2020 noch nicht abgelaufen ist. Sie tritt mit Ablauf des 31.12.2020 außer Kraft und ist letztmalig auf Rechnungslegungsunterlagen für Bilanzstichtage anzuwenden, die vor dem 1.8.2020 liegen.

Wir würden gerne in den nächsten Wochen eine "virtuelle" Hauptversammlung abhalten. Was ist dabei zu beachten?

Aktuell ist die "virtuelle" Hauptversammlung in aller Munde, also eine Hauptversammlung, die ohne physische Anwesenheit aller oder einzelner Teilnehmer durchgeführt wird.

Die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft muss nicht zwingend über eine akustische und optische Zweiweg-Verbindung abgehalten werden. Stattdessen ist es ausreichend, dass der einzelne Aktionär dem Verlauf der Versammlung mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit nur zuschauen und zuhören kann (dabei schadet es nicht, wenn höchstens die Hälfte der Teilnehmer nur zuhört); der einzelne Aktionär muss aber auf andere Weise während der Versammlung Wortmeldungen abgeben und an Abstimmungen teilnehmen können (zB durch elektronische, schriftliche Übermittlung von Fragen bzw Anträgen, die dann durch den Vorsitzenden verlesen werden; Stimmabgabe über spezielle Abstimmungssoftware). Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. Aktionäre, die ihre Rechte auf diese Weise ausüben können, sind jedenfalls Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen.

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann auch eine Übertragung der Hauptversammlung und/oder eine Abstimmung per Brief erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

Unter bestimmten Voraussetzungen (börsenotierte Gesellschaft; Aktiengesellschaft, deren Aktien über ein MTF gehandelt werden; mehr als 50 Aktionäre) kann vorgesehen werden, dass das Stellen eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung nur durch besondere, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter erfolgen kann.

Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, trifft das einberufende Organ, dh in der Regel der Vorstand. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft (zB an einem geregelten Ablauf der Versammlung) als auch die Interessen der Teilnehmer (zB deren technische Ausstattung) angemessen zu berücksichtigen.

In der Einberufung ist die Abhaltung einer virtuellen Versammlung anzukündigen. Die genaueren Informationen sind spätestens gemeinsam mit den Unterlagen für die Hauptversammlung gemäß § 108 Abs 3 bzw 4 AktG ab dem 21. Tag vor der Versammlung bekanntzugeben. Wenn die betreffende Gesellschaft börsenotiert ist, müssen diese Informationen zwingend auf der Gesellschaftswebsite erteilt werden. Eine nicht notierte Gesellschaft kann diese Informationen stattdessen an ihrem Sitz auflegen und muss sie jedem Aktionär auf Verlangen zusenden.

Bei Anlass zu Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers (zB weil der Teilnehmer nicht persönlich bekannt ist), hat die Gesellschaft geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (zB durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten).

Treten technische Probleme bei der Übertragung der Hauptversammlung auf, können Schadenersatzansprüche und die Anfechtung von Beschlüssen grundsätzlich nur dann geltend gemacht werden, wenn diese Probleme der Sphäre der Gesellschaft zuzurechnen sind. Es gilt aber: Je kleiner der Teilnehmerkreis an einer virtuellen Versammlung ist, desto eher wird die Gesellschaft erkennbare Verbindungsprobleme auch bloß einzelner Teilnehmer zum Anlass nehmen müssen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen, um diesen Teilnehmern einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.

Wir würden gerne in den nächsten Wochen eine Hauptversammlung abhalten. Welche Möglichkeiten gibt es, die die Abhaltung einer Hauptversammlung erleichtern?

Ganz generell sollten bei Hauptversammlungen, die in den nächsten Wochen oder Monaten abgehalten werden sollen, folgende Punkte beachtet werden:

  • Prüfen Sie die Möglichkeit eines Ausweichtermins.
  • Berücksichtigen Sie, dass es Vorschriften gibt, die Veranstaltungen in geschlossenen Räumen untersagen, wenn eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern überschritten wird. Aktuell liegt die Grenze bei 100 Personen, dies kann sich aber ändern. Zu beachten sind auch Verordnungen der Bezirksverwaltungsbehörden, die die Anzahl von Personen, die sich in einem Raum aufhalten, weiter begrenzen (vgl etwa die Diskussion zum umstrittenen "Ostererlass").
  • Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Räumlichkeiten, in denen die Hauptversammlung stattfinden soll, dass die Einhaltung eines Mindestabstands zwischen Personen auch tatsächlich möglich ist.
  • Planen Sie Vorkehrungen zum Schutz der Teilnehmer, etwa Hygienemaßnahmen.
  • Bereiten Sie Q&As zu aktuellen Fragen im Zusammenhang mit Covid-19 vor, die Sie auf Ihrer Website vorab veröffentlichen, etwa zu Vorkehrungen, die Sie zum Schutz der Aktionäre getroffen haben.
  • Überprüfen Sie die rechtlichen, technischen und personellen Voraussetzungen für eine (erweiterte) Online-Teilnahme an der Hauptversammlung bzw eine virtuelle Versammlung.
  • Erarbeiten Sie einen Plan, um auf unerwartete Situationen spontan reagieren zu können. Das kann einen kurzfristigen Ausfall von Organträgern oder dem Notar in der Hauptversammlung betreffen oder das Auftreten von Krankheitssymptomen bei einem der Teilnehmer während der Hauptversammlung.

Kann eine Hauptversammlung oder Generalversammlung verschoben werden?

Eine Hauptversammlung oder Generalversammlung kann verlegt oder abberaumt werden. Dazu berufen ist grundsätzlich derjenige, der die betreffende Hauptversammlung oder Generalversammlung einberufen hat. In der Regel wird dies bei der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft der Vorstand, allenfalls der Aufsichtsrat sein; bei der Generalversammlung der GmbH sind dies in der Regel der oder die Geschäftsführer.

Die Verschiebung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft darf nicht willkürlich erfolgen, sondern muss sachlich begründet sein. Der Schutz der Aktionäre und Mitarbeiter der Gesellschaft vor einer Ansteckung mit dem Coronavirus (Covid-19) stellen zweifellos einen sachlichen Grund dar. Ebenso wenig ist es im Interesse der Gesellschaft gelegen, wenn eine Vielzahl von Aktionären aufgrund von zB "Ausgangsverboten" oder Reisebeschränkungen nicht an der Hauptversammlung teilnehmen kann.

Die Gründe, die zur Entscheidung der Abberaumung oder Verlegung der Haupt- und Generalversammlung geführt haben, sollten nach allgemeinen Regeln dokumentiert werden. Wenn die Abberaumung oder Verlegung aufgrund behördlicher Anordnung erfolgt, wird ein Hinweis auf diese Anordnung genügen.

Was ist bei einer Verschiebung einer Hauptversammlung oder Generalversammlung zu beachten?

Besondere Formvorschriften für die bloße Abberaumung einer Haupt- oder Generalversammlung sind nicht zu beachten. Zielführend ist es, dieselben Kommunikationswege zu wählen, die für die Einberufung der Haupt- oder Generalversammlung gewählt wurden. Letztlich kommt es darauf an, dass Kommunikationswege gewählt werden, die eine möglichst große Anzahl an Aktionären erreichen (zB über die Website des Unternehmens).

Wird die Haupt- oder Generalversammlung nicht nur abberaumt, sondern zugleich zurückverlegt, so stellt die Zurückverlegung gleichzeitig die Einberufung einer neuen Haupt- oder Generalversammlung dar, weshalb die Terminverschiebung so zeitgerecht zu erfolgen hat, dass sie bezogen auf den neuen Termin die Einberufungsfristen wahrt. Diesfalls sind daher auch die Formvorschriften zu beachten, die bezogen auf die betreffende Aktiengesellschaft oder GmbH allgemein gelten.

Welche Ersatztermine kommen für Haupt- und Generalversammlungen in Frage?

Im GmbH-Recht ist bei der Terminfindung für Generalversammlungen auf bekannte Verhinderungen der Gesellschafter Rücksicht zu nehmen ist. Reisebeschränkungen oder andere Maßnahmen, die Gesellschaftern die Teilnahme an der Generalversammlung erschweren oder diese unmöglich machen, müssen daher beachtet werden, wenn es um die Festlegung eines (Ersatz-)Termins für Generalversammlungen geht.

Bei der Festlegung eines Ersatztermins für eine Hauptversammlung ist zu berücksichtigen, dass zwischen der Einberufung und der HV kein unangemessen langer Zeitraum liegt. Alles über zwei Monate ist kritisch zu sehen.

Für die Dauer von Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Coronavirus (Covid-19), die die Bewegungsfreiheit von Aktionären und Gesellschaftern bzw deren Vertreter erheblich einschränken, erscheint auch nach bisheriger Rechtslage eine Verlegung der ordentlichen Haupt- oder Generalversammlung auch über den gesetzlich vorgesehenen 8-Monatszeitraum (für Aktiengesellschaften oder GmbHs) oder den 6-Monatszeitraum (für SEs) hinaus gerechtfertigt.

Nach dem 2. Covid-19 Gesetz ist geplant, dass die Frist für die Abhaltung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft verlängert werden soll, sodass diese nicht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden muss. Entspricht daher das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, könnten Hauptversammlungen dann anstatt bis Ende August sogar bis Ende Dezember abgehalten werden. Wir werden Sie hinsichtlich weiterer diesbezüglicher Entwicklungen informieren (bitte sehen Sie auch die Ausführungen oben).

Müssen Generalversammlungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Videokonferenz möglich?

Dabei ist zu unterscheiden: es gibt Generalversammlungen, die von einem Notar protokolliert werden müssen, zB wenn eine Änderung des Gesellschaftsvertrags, eine Kapitalerhöhung oder eine Verschmelzung beschlossen werden soll. Generalversammlungen, die ohne Beiziehung eines Notars abgehalten werden können, können zB auch im Wege einer Videokonferenz abgehalten werden, wenn alle Gesellschafter damit einverstanden sind. Ist die Beiziehung eines Notars erforderlich, können Generalversammlungen auch auf Basis (schriftlicher) Vollmachten abgehalten werden. Dies kann etwa bei in Konzernen geplanten Umstrukturierungen die Durchführung eines solchen Projekts ermöglichen.

Das 4. Covid-19 Gesetz sieht nun ausdrücklich vor, dass Generalversammlungen bis Ende 2020 ganz allgemein auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse in einer sogenannten "virtuellen Versammlung" gefasst werden. Auf diese Weise können insbesondere auch Beschlüsse gefasst werden, die zwingend in einer Generalversammlung gefasst werden und von einem Notar beurkundet werden müssen. Details werden durch eine Verordnung der Bundesministerin für Justiz geregelt.

Die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist dann zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen. Es schadet aber nicht, wenn höchstens die Hälfte der Teilnehmer nur akustisch (zB über Telefon) mit der Versammlung verbunden ist.

Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, trifft das einberufende Organ, dh in der Regel die Geschäftsführung. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft (zB an einem geregelten Ablauf der Versammlung) als auch die Interessen der Teilnehmer (zB deren technische Ausstattung) angemessen zu berücksichtigen.

In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.

Bei Anlass zu Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers (zB weil die Teilnehmer nicht persönlich bekannt sind), hat die Gesellschaft geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (zB durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten).

Treten technische Probleme bei der Übertragung der Generalversammlung auf, können Schadenersatzansprüche und die Anfechtung von Beschlüssen grundsätzlich nur dann geltend gemacht werden, wenn diese Probleme der Sphäre der Gesellschaft zuzurechnen sind. Da bei GmbHs der Gesellschafter- und damit auch der Teilnehmerkreis in der Regel klein ist, wird die Gesellschaft erkennbare Verbindungsprobleme auch bloß einzelner Teilnehmer zum Anlass nehmen müssen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen, um diesen Teilnehmern einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.

Können wir statt einer Generalversammlung auch Umlaufbeschlüsse fassen?

Auch hier gilt: es gibt gewisse Beschlüsse, die müssen im Rahmen einer von einem Notar beurkundeten Generalversammlung gefasst werden, zB Änderung des Gesellschaftsvertrags, Kapitalerhöhung oder Verschmelzung. Andere Beschlüsse können im Umlaufweg gefasst werden. Zum Teil ist aber die Beglaubigung der Unterschriften der Gesellschafter erforderlich, insbesondere bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Firmenbuch angemeldet werden müssen, etwa die Bestellung von Geschäftsführern. Wieder andere Beschlüsse können auch formlos im Umlaufweg gefasst werden. So können zB Beschlüsse über Genehmigungen von zustimmungspflichtigen Geschäften oder Weisungen an die Geschäftsführer auch per E-Mail gefasst werden.

Was ist, wenn sich einer der Gesellschafter weigert, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen?

Grundsätzlich ist Voraussetzung für eine Beschlussfassung im Umlaufweg, dass alle Gesellschafter mit dieser Form der Beschlussfassung einverstanden sind. Stimmt ein Gesellschafter nicht zu, ist eine Generalversammlung einzuberufen. Aus der Treuepflicht wird man ableiten können, dass Gesellschafter verstärkt angehalten sind, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen. Kurzfristig erzwingbar ist das aber nicht. Es kann sich aber die Frage stellen, ob ein Schadenersatzanspruch gegen einen solchen Gesellschafter besteht, wenn durch grundlose Weigerung, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen, ein Schaden entsteht, etwa weil in für die Gesellschaft vorteilhaftes Geschäft nicht genehmigt wird.

Was ist, wenn wir die ordentliche Generalversammlung nicht fristgerecht abhalten können?

Mit dem 4. Covid-19-Gesetzes wurde die Frist für die Abhaltung der ordentlichen Generalversammlung auf ein Jahr erstreckt, dh sie muss innerhalb von zwölf Monaten ab dem Jahresabschlussstichtag abgehalten werden. Diese Verlängerung der Frist gilt selbst dann, wenn im Gesellschaftsvertrag eine kürzere Frist festgelegt ist.

Müssen Hauptversammlungen physisch abgehalten werden?

Aufgrund der jüngsten Entwicklungen, zu denen auch ein Versammlungsverbot und Reisebeschränkungen zählen, ist es Aktiengesellschaften in der derzeitigen Situation praktisch nur schwer möglich, eine Hauptversammlung in der herkömmlichen Art und Weise abzuhalten. Auf das Recht der Aktionäre auf physische Teilnahme an der Hauptversammlung kann aber auch in Zeiten der Coronavirus-Krise grundsätzlich nicht verzichtet werden. Das Aktiengesetz sieht zwar die Möglichkeit vor, Hauptversammlungen online (dh Satellitenversammlungen, Fernteilnahme oder Fernabstimmung) abzuhalten.

Bei der Fernteilnahme wird Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung mittels einer akustischen und allenfalls auch optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit ermöglicht (sohin Videokonferenz), sodass Aktionäre dem Verlauf der Verhandlungen folgen und sich, sofern ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt, selbst an die Hauptversammlung wenden können. Bei der Fernabstimmung hingegen übermitteln die Aktionäre ihre Stimmen auf elektronischem Weg an die Gesellschaft (zB Stimmabgabe über das Internet (mit individuellen Zugangscodes oder anderweitiger Authentifizierung) oder per E-Mail).

Die Satzung kann zudem vorsehen, dass die Aktionäre durch die Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen können. Dafür ist den Aktionären von der Gesellschaft ein entsprechendes Formular samt allen angekündigten Beschlussvorschlägen zur Verfügung zu stellen.

Damit diese Möglichkeiten in Anspruch genommen werden können, sind allerdings entsprechende Regelungen in der Satzung vorzusehen, die in vielen Fällen nicht vorhanden sind. Nach der geplanten Gesetzesänderung durch das 4. Covid-19 Gesetz ist daher nun vorgesehen, dass Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Gesellschaften für die Zeit der Coronavirus-Krise auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können. Demnach müssten daher Hauptversammlungen – auch ohne entsprechende Satzungsregelung – nicht mehr zwingend physisch abgehalten werden. Details dazu unter "Wir würden gerne in den nächsten Wochen eine "virtuelle" Hauptversammlung abhalten. Was ist dabei zu beachten?"

Müssen Aufsichtsratssitzungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Videokonferenz möglich?

Aufsichtsratssitzungen einer GmbH oder AG können grundsätzlich auch im Wege einer Videokonferenz abgehalten werden. Die Entscheidung, ob eine Beschlussfassung im Aufsichtsrat außerhalb einer Sitzung stattfinden soll, obliegt mangels abweichender Regelung im Gesellschaftsvertrag bzw in der Satzung oder der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats dem Vorsitzenden. Dabei ist zwischen einer einfachen und qualifizierten Videokonferenz zu differenzieren:

  • Wenn für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben ist, die audiovisuelle Qualität ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglicht und die Kommunikation vor einem Zugriff Unbefugter geschützt ist, liegt eine sogenannte qualifizierte Videokonferenz vor. Eine solche qualifizierte Videokonferenz ist einer Sitzung unter Anwesenden gleichwertig und zählt daher als eine der vier gesetzlich vorgeschriebenen Sitzungen.
  • Daneben gibt es andere Konferenzschaltungen, die eine oder mehrere der oben genannten Kriterien nicht erfüllen, aber grundsätzlich eine Bild- und Tonübertragung der kommunizierenden Personen in Echtzeit ermöglichen. Diese einfachen Videokonferenzen sind einer physischen Abhaltung einer Aufsichtsratssitzung nicht gleichwertig und zählt daher nicht als eine der vier gesetzlich vorgeschriebenen Sitzungen.

Sofern daher die Durchführung einer qualifizierten Videokonferenz nicht möglich ist, kann beispielsweise eine informelle Beratung mit Hilfe der genannten Medien (Telefonkonferenz, Videokonferenz) abgehalten und anschließend ein entsprechender schriftlicher Umlaufbeschluss gefasst werden.

Um eine Aufsichtsratssitzung im Wege einer einfachen Videokonferenz abhalten zu können, müssen alle Aufsichtsratsmitglieder einverstanden sein, dh die Aufsichtsratsmitglieder können der Abhaltung einer Aufsichtsratssitzung im Wege einer einfachen Videokonferenz widersprechen. Hingegen ist eine qualifizierte Videokonferenz einer Sitzung unter Anwesenden gleichwertig und es besteht daher kein Widerspruchsrecht der Aufsichtsratsmitglieder.

Nach dem 4. Covid-19 Gesetz können Versammlungen von Organmitgliedern von Gesellschaften, also zB Aufsichtsratssitzungen, bis Ende 2020 auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auf andere Weise gefasst werden. Demnach müssen generell Aufsichtsratssitzungen– auch ohne entsprechende Satzungsregelung – nicht mehr physisch abgehalten werden.

Wir schaffen die quartalsweise Abhaltung der Aufsichtsratssitzung derzeit nicht. Ist das ein Problem?

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die eine vierteljährliche Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen vorschreiben, stellt dem 4. Covid-19 Gesetz zufolge bis Ende April 2020 ausdrücklich keine Gesetzesverletzung dar, wenn eine rechtzeitige Abhaltung der Sitzung Covid-19-bedingt nicht möglich ist. Danach können und müssen solche Sitzungen jedenfalls wieder stattfinden.

Müssen Vorstands- bzw Geschäftsführersitzungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Telefon- oder Videokonferenz möglich?

Die Form der Willensbildung für Sitzungen des Vorstands einer AG bzw der Geschäftsführer einer GmbH ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Demnach ist die physische Anwesenheit nicht zwingend erforderlich, sodass die Willensbildung auch über moderne Kommunikationsmittel (Videokonferenz, Telefonkonferenz, E-Mail, Telefax etc) mit ausreichender Zuverlässigkeit und Mitwirkungsmöglichkeit für jedes Mitglied organisiert werden kann.

Kommt es zu Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen?

Ja, es ist mit Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen zu rechnen, weil auch die Gerichte derzeit nur sehr eingeschränkt besetzt sind.

Ist das ein Problem, dass es beim Firmenbuch zu Verzögerungen kommt?

Bei der Frage, welche Folgen dies hat, ist zu differenzieren:

  • Es gibt Firmenbucheintragungen, die sind konstitutiv, dh dass ihre Eintragung Wirksamkeitsvoraussetzung ist, etwa Änderung Gesellschaftsvertrag, Kapitalerhöhung oder Verschmelzung.
    • Es gibt aber auch Firmenbucheintragungen, die sind bloß deklarativ, dh die Eintragung ist nicht Wirksamkeitsvoraussetzung, etwa Einreichung Jahresabschluss, Geschäftsführerwechsel oder Gesellschafterwechsel. Eine verzögerte Eintragung kann aber dennoch bestimmte Folgen haben. Einer GmbH gegenüber gilt nämlich derjenige als Gesellschafter, der im Firmenbuch als solcher eingetragen ist. Die Gesellschaft kann aber bereits davor den neuen Gesellschafter zB zu Generalversammlungen zulassen. Bei einem Gesellschafterstreit kann dies aber zB relevant sein. Auch bei einem Geschäftsführerwechsel kann eine verzögerte Eintragung, insbesondere im Streitfall, ein Thema sein. Eintragungspflichtige Tatsachen (wie die Löschung eines Geschäftsführers), die nicht eingetragen sind, können einem Dritten nämlich nicht entgegengehalten werden; dh: wurde ein Geschäftsführer abberufen, seine Abberufung ist aber noch nicht eingetragen, könnte er – Gutgläubigkeit des Vertragspartners vorausgesetzt – für die GmbH noch Verträge abschließen. Er macht sich damit aber schadenersatzpflichtig.

Wir schaffen es derzeit nicht zum Notar. Welche Möglichkeiten gibt es?

Im Gesellschaftsrecht ist häufig ein Notar beizuziehen, etwa bei der Abtregung von Geschäftsanteilen, der Abhaltung einer Hauptversammlung oder der Unterfertigung von zahlreichen Firmenbuchanmeldungen.

Das setzt grundsätzlich das persönliche Erscheinen vor einem Notar voraus. Zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von Covid-19 ist es derzeit notwendig, persönliche Kontakte zwischen Menschen auf das Notwendigste zu reduzieren. Dies ändert aber nichts am Bedarf an notariellen Leistungen gerade auch im Bereich der Errichtung von Urkunden. Aus diesem Grund können dem 4. Covid-19-Gesetz zufolge bis Ende des Jahres nach Maßgabe der verfügbaren technischen Voraussetzungen Urkunden von einem Notar auch elektronisch unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit errichtet werden. Der Notar muss dazu mit der Partei vor und während ihrer Unterschrifts- oder Signaturleistung unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung ununterbrochen und solange verbunden sein, dass von ihm die Unterfertigung eindeutig und lückenlos mitverfolgt werden kann.

Unsere neu gegründete GmbH wurde vor kurzem ins Firmenbuch eingetragen. Wir müssen nun innerhalb von vier Wochen dem Register unsere wirtschaftlichen Eigentümer bekanntgegeben. Gibt es aufgrund der aktuellen Lage gesetzliche Erleichterungen?

Das 3. Covid-19 Gesetz sieht hier eine Erleichterung vor, damit Gesellschaften in der aktuellen Situation nicht auch noch finanzielle Nachteile (Zwangsstrafen, Verwaltungsstrafen) aufgrund einer Versäumung wichtiger Fristen erleiden. Daher sind die Fristen zur Meldung der Daten gemäß § 5 Abs 1 WiEReG (wie erstmalige Bekanntgabe der wirtschaftlichen Eigentümer oder Änderungsmeldung) sowie die Frist zur Verhängung einer Zwangsstrafe gemäß § 16 Abs 1 WiEReG unterbrochen. Voraussetzung für eine Unterbrechung ist, dass (i) die Fristen mit Ablauf des 16.3.2020 noch nicht abgelaufen waren oder (ii) der Beginn des Fristenlaufs in die Zeit vom 16.3.2020 bis zum Ablauf des 30.4.2020 fällt.